‘Mensen vinden de controles vooral heel erg leuk’

Is het toegekende subsidiegeld voor projecten die het Waddenfonds mede financiert volgens plan besteed? Dat is een van de belangrijkste vragen van de afdeling Beheer van het Waddenfonds. Daar werken subsidiespecialisten die – na toekenning van een subsidie – de realisatie van het project begeleiden.

 Ook controleren ze of de uitvoering volgens plan verloopt.  Je zou denken dat projecteigenaren dat misschien wel lastig vinden, , maar het tegendeel is waar. “Mensen waarderen het als we langskomen’’, zegt Jennieke Algra-Stoelwinder, subsidiespecialist bij het Waddenfonds.

Hoe zien die controles er precies uit?

Algra: “Subsidieontvangers krijgen een brief nadat hun project is afgerond. Daarin staat dat ze in de steekproef zijn gevallen. Dit gebeurt in twintig procent van de gevallen.We zeggen dat we een afspraak willen maken voor een controle en dat we vooral benieuwd zijn naar de resultaten. Het belangrijkste is of de output is behaald en zichtbaar is. Zo niet, dan kijken we of daar consequenties aan moeten worden verbonden. Een keer heb ik meegemaakt dat een deel van een subsidie moest worden terugbetaald. Maar dat komt zelden voor. Is er geen fysieke output, dan doen we deskresearch. Dat kan bij kleine BLI-projecten waarbij bijvoorbeeld een evenement al heeft plaatsgevonden. Dan kijken we naar documentatie, de website of een naslagwerk.”

Wat gaat er vaak goed en wat niet?

Algra: “Majeure en thematische projecten monitoren we tijdens de looptijd. Daar horen verplichte tussenrapportages bij. Bij kleine BLI-projecten zijn die er niet. Daar keren we het subsidiebedrag in een keer uit. Op de voortgang hebben we geen zicht. Overigens zien we toch wel geregeld dat een BLI-project niet is gestart of niet tijdig is afgerond. Een bestuurslid is bijvoorbeeld ziek of er zijn problemen met de levering van materiaal. Hoewel in de subsidietoekenning staat dat er een meldingsplicht geldt wanneer de aangegeven uitvoeringstermijn wordt overschreden, schiet dat er soms wel bij in. Bij BLI-projecten hebben we vaak te maken met vrijwilligers die niet zo thuis zijn in de wereld van subsidies. Er kan wel altijd een wijzigingsverzoek worden ingediend om de uitvoeringstijd te verruimen.”

Hoe zou je dat niet-melden kunnen voorkomen?

Algra: “Met ingang van volgend jaar willen we ook een telefonisch startgesprek houden met ontvangers van subsidiegeld voor BLI-projecten. Bij majeure en thematische projecten is dat nu al zo. In het gesprek spreken we zaken door. Wat kunnen jullie van ons verwachten en wat zijn jullie plichten. Daarin wijzen we op de meldingsplicht wanneer er onderweg hobbels zijn. Zo hopen we te voorkomen dat kleine projecten niet tijdig worden afgerond.”

Wat vinden projecteigenaren trouwens van de controles?

Algra: “Die vinden ze vooral heel erg leuk, want ze kunnen laten zien wat ze met het geld hebben gedaan. Mensen waarderen het dat we langskomen en dat ze hun project mogen presenteren.”

Je werkt nu zeven jaar op de afdeling beheer. Welk project staat je vooral nog bij?

Algra: “We financieren ook dorpshuizen. Wat ik heel bijzonder vind is dat vrijwilligers samen iets van de grond tillen. Die projecten hebben altijd een groot draagvlak. Ik vind het knap dat ze hetzelfde voor elkaar krijgen als professionele organisaties. De herinrichting van het bunkermuseum op Terschelling is daarvan een prachtig voorbeeld. Tientallen eilanders waren daar als vrijwilliger bij betrokken.”